search

Loading

Sabtu, 05 Januari 2013

LANGKAH MEMBUAT LAPORAN AKHIR TAHUN

LANGKAH MEMBUAT LAPORAN TAHUNAN MENGGUNAKAN MC.EXCEL

Hai ,,,,, teman-teman semua,,,,,,
Teman-teman pasti kenalkan dengan Mc.Excel ?
Itu tu yang ada tabel-tabelnya tu loo...

Teman-teman ingin tau ngak cara bikin laporan tahunan? 
susah ya, mesti bikin table? hitung-hitung data nyari rata-rata dan jumlahnya, trus analisa???
Nah teman-teman caranya bikin di mc.excel aja.
Microsof excel adalah program aplikasi yang digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksi, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita banyak bersinggungan dengan metode-metode pembuatan table dan grafik yang dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data, hasil penelitian, maupun  dalam pembuatan makalah.


Mari ikuti langkah-langkah di bawah ini !!

1.      Aktifkan Mc.Excel

Mengaktifkan program excel  caranya gampang :
·         Klik tombol Start yang ada di taskbar computer,
·         Pilih menu program, Microsoft Office, Microsof Excel.. kemudiann tunggu sampai jendela Excel tampil.

2.      Tambahkan jumlah sheet sesuai yang dibutuhkan

·      Pada bagian tab lembar kerja/ sheet yang terletak pada bagian bawah klik kanan
·         Pilih  insert, word set ok..
·         Tambahkan sesuai keinginan
·          Kalo pada laporan ini ada sebanyak 20 sheet
@ sheet 1 : beri nama data
@ sheet 2 - 4 : beri nama bulan Januari, Februari, Maret
@ sheet 5 :  beri nama triwulan 1 (TW I)
@ sheet 6 - 8 : bere nama bulan April, Mai , Juni
@ sheet 9 : beri nama triwulan 2 (TW II)
@ sheet 10 sepuluh : beri nama semester 1 (SMT I)
@ danlakukan langkah tersebut hingga sheet 19 Bulan Desember, sedangkan sheet 20 tahunan 

Add caption




            MEMBERI NAMA SHEET SESUAI KEINGINAN

·          Klik kanan pada sheet , lalu klik rename
·           Ketik nama yang kamu inginkan, lalu tekan enter
·          
MEMBERI WARNA BIAR TAB SHEET MENARIK

·         Klik kanan, tab color, pilih warna sesuai yang diinginkan

3.      Pada sheet pertama buatlah data sesuai dengan yang dibutuhkan dan berilah kode-kode tertentu pada name box di setiap data
 Misalnya bulan januari, berilah kode dengan nama JAN, dan begitu juga untuk data yang lain.

4.      Untuk memudahkan pembuatan sheet yang kedua, maka gunakan formula untuk memanggil data yang ada di sheet pertama

MEMANGGIL NAMA SEL

Tujuan pemanggilan ini yaitu, agar kita tidak susah lagi membuka-buka data pada sheet yang lain  bila data yang akan dimasukkan datanya sama.
Misalnya, pada bulan januari. Kita beri nama dengan kode jan, agar tidak susah lagi mengetik bulan januari bila pada sheet selanjutnya terdapat kata-kata januari.

5.      Buatlah judul laporan dengan formula pemanggil dari data yang ada di sheet satu
6.      Buatlah dalam bentuk tabel data-data yang akan dibuat di sheet dua.
7.      Tambahkan comment/comment dalam setiap judul dalam tabel untuk mengingatkan anda 

                                    MEMBERI COMMENT/ PENJELASAN PADA SEL
·         Klik kanan sel yang ingin diberi keterangan
·          Insert coment tulis coment
·          Atur format coment sesuai keinginan pada menu home untuk word 2007
·           Pindah ke sel lain secara otomatis comen akan tersimpan dan tampil setiap anda     membuka sel.

Contohnya : “Catatan: pada bulan JANUARI ini jumlah posyandu yang perlu dibina D/Snya adalah 4 posyandu dan N/D sebanyak 2 posyandu”

Dimana dengan menggunakan rumus : ="Catatan:pada bulan "&JAN&" ini jumlah posyandu yang perlu dibina D/Snya adalah "&COUNTIF(K7:K16,"Bina")&" posyandu dan N/D sebanyak "&COUNTIF(L7:L16,"Bina")&" posyandu"
untuk memudahkan anda dalam membuat catatan gunakanlah rumus pemanggil data dari sheet 1

8.      Jika dalam tabel menggunakan rumus maka gunakanlah rumus-rumus
 Bila ingin menjumlahkan data yang ada di tabel dengan rumus :
 =SUM(cell yang akan di sum), maka
 Bila ingin merata-ratakan data yang ada di tabel dengan rumus : =AVERAGE(cell yang akan di rata-ratakan)
Bilaingin menghitung berapa banyak data yang diperlukan :
=COUNTIF(cell yang bersangkutan)
Logika if
Dingunakan untuk memberi syarat pada perintah dengan menggunakan pembanding:
= sama dengan, < kecil dari, >  besar dari, <= kecil atau sama dari, >= besar atau sama       dari
contoh =IF(I7<I$18,"BINA","-")
bila data pada I7 kecil dri I18 maka bina,bla tidak –
ket: $ digunakan bila pada saat menggunakan auto fill I18 tetap dipakai tidak berubah menjadi I19, atau bisa juga diganti dengan memanggil nama sel conth tdsjan


9.      Jangan sampai lupa memberi tanggal pembuatan laporan , serta orang yang menyetujui laporan.

10.  Buatlah Diagram sesuai dengan tabel yang dibuat
Langkahnya : 
·         Blok data yang ingin dibuat dalam bentuk diagram
·         pilih insert - chart - diagram yang diinginkan - klik kanan dalam tabel - klik add data labels - ok
·         Editlah tampilan diagram sesuai dengan keinginan
11.  Untuk membuat sheet selanjutkan, copy saja dari sheet satu tersebut
Langkahnya :
·         Copy dan pastekan ke sheet berikutnya
·         Sesuaikan judul laporan dengan bulan . Misalnya pada sheet satu adalah bulan Januari maka di sheet dua ubahlah menjadi Februari
·         Sesuikan data dalam diagram dengan cara:                                                             Klik kanan pada diagram - select data - pada daftar sheet dibawah pilihnya sesuai dengan bulan yang akan diubah - blok data yang diinginkan - ok.


12.    MEMBERI PROTECT SHET
Tujuan memprotect ini agar sell atau data kita idak bisa diganggu orang lain, caranya:
·           Format,protect sel
·           Contreng sesuai bagian yang ingin d protect
·         Masukan password
·          Klik ok
·              Menghilangkan protect klik unprotect dan masukan password


LOCK SEL
·           Biar formula pada table gak bisa di rubah
·          Format sel, contreng lock
·          Klik Ok

Catatan :
MENGGABUNGKAN BEBERAPA SEL
·         Blok sel yang ingin kamu gabungkan dengan syarat selnya dekat, misalnya A2,A3..dst, ke samping juga bisa A1, B1 dst.

Caranya :

 Blok data yang akan digabugkan selnya
A
B
C
D
1



2











Lalu klik kanan, pilih marge cell

A
B
C
D
1

2






MEMBERI  WARNA SEL
·         Blok sel yang ingin di beri warna satu atau lebih sel
·         Klik kanan..theme color or yang ada gambar warna tumpah di samping warna font
·         Pilih warna yang diinginkan
·         Klik double or enter

MENGHAPUS N EDIT DATA SEL
Klik or blok sel yang ingin dihapus klik kanan delete atau klik menu edit, format, or clear

  MENGHILANGKAN COLOM N BARIS YANG TIDAK DI GUNAKAN
·         Blok baris yang tidak digunakan
·          Bila sel baris setelah sel  yang diisi data tekan cntrl+shift+panah kiri kanan atas bawah pada penunjuk sel
·         Klik format, hide row u baris..or hide coloum u kolom
·              Bila batal klik unhide row/coloum

MEMBUAT BINGKAI TABLE
·          Blok sel yang ingin di beri bingkai
·         Klik icon bolder pada menu format or format sel
·         Pilih bolder yang diinginkan.. sesuai kan bentuk garis n warna sesuai keinginan.

MEMBUAT GRAFIK.
·         Blok sel yang dinginkan, insert chart atau klik icon wizart chart
·         Pilih grafik yang diinginkan pada chart type
·         Atur grafik klik kanan grafik atau sesuai format yang didinginkan
·         Hampir sama dengan format membuat grafik pada Mc.Word
Merubah type grafik
·          klik kanan change chart type
·         pilih chart yang diinginkan
·          ok

Memberi judul dan merubah warna area
·         klik kanan area kosong grafik
·          pilih format chart area klik font, n patern u memilih warna latar judul atu grafik
·          ok

Memindahkan grafik
·           klik tahan area geser mouse hingga grafik ikut berpindah
·          lepas mouse pada area yang diinginkan

Menghapus grafik
·         klik grafik, delete


Untuk lebih jelasnya teman-teman bisa lihat laporan tahunan saya, caranya klik di sini

dan teman-teman juga bisa membaca/melihatnya di blog saya yang lain, caranya klik di sini

Nah teman-teman gitu caranya,,,,,
SELAMAT MENCOBA 




Tidak ada komentar:

Poskan Komentar